Tips Penyimpanan Rekod Dengan Selamat Untuk Semakan LHDN

Baru-baru ini saya menerima surat kemputan audit meja LHDN yang meminta perincian pengiraan cukai serta lampiran berkaitan untuk sebarang pelepasan yang telah diambil.

Bagi first timers, memang debarlah kalau dah kena panggil macam ni. Dengan takde kerja sekarang ni, tak ke naya kalau kena bayar lebih lagi. Seminggu dua ni memang stress lebih sikit, masa kerja kejar dateline pun tak stress macam ni.

Nak tambah garam ke luka, apa yang saya dah prepare selama bertahun-tahun yang disimpan dan scan ke dalam memory card hilang macam tu sahaja akibat daripada memory card rosak. Seingat saya bulan sebelum ni memory card ni ok lagi, tapi tak taulah apa nasib bila nak guna sekarang rosak dan tak boleh recover data yang tersimpan.

Untuk mengelakkan perkara sama berlaku, saya dah ubah SOP untuk penyimpanan dokumen dan resit penting. Pada kebiasaannya ramai akan print dan simpan dalam fail tapi saya tak minat cara ni sebab hard copy masih lagi boleh rosak, hilang, misplaced, terbakar, anak rosakkan dan sebagainya. Masih lagi terlalu banyak risiko kalau hanya simpan hard copy.

Apa yang saya akan buat adalah buat satu emel Google baru khas untuk penyimpanan data ni semua. Setiap akaun emel percuma akan dapat dalam 15GB storage, cukup untuk simpan berpuluh ribu emel dan attachment.

Fail Excel akaun pengurusan tahunan, resit dan dokumen berkaitan saya akan scan (kalau rajin) dan hantar ke alamat emel ni. Resit kalau malas scan boleh snap gambar dan emel terus. Lepas ni tak risau dah maklumat hilang tanpa sengaja macam ni dan saya tak rasa Google nak caj bayaran untuk akaun emel percuma ni sebab emel storage ni semua dah takde kos pada mereka.

Semoga perjumpaan saya minggu depan berjalan lancar. Kepada yang belum pernah kena panggil, get ready.